PERSONVERNERKLÆRING KANDIDATER

Velkommen til Badenoch + Clark | LHH. Vi ser fram til å samarbeide med deg og hjelpe deg med å utvikle din karriere videre. Naturlig nok samler vi derfor inn og bruker informasjon om deg.

Badenoch + Clark | LHH er forpliktet til å verne om og respektere ditt privatliv. Personvernerklæringen beskriver dine personvernrettigheter I forbindelse med vår behandling av dine opplysninger og det vi gjør for å sikre ditt personvern. Erklæringen er lang, men vi ber deg likevel om å lese den nøye. Nedenfor finner du en innholdsfortegnelse slik at du kan gå rett til avsnittet du ønsker å se nærmere på.

Innholdsfortegnelse

Tydeliggjøring av noen ord og uttrykk

Hvilke personopplysninger innhenter og behandler selskapet?

Hvorfor bruker vi dine personopplysninger?

Hvorfor og på hvilket grunnlag behandler vi personopplysningene?

Trenger du å gi oss personopplysningene vi spør om?

Behandler vi informasjon om deg uten noen form for menneskelig innblanding?

Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?

Overfører vi personopplysninger til tredjeparter?

Overfører vi personopplysninger til land utenfor EU/EØS?

Hvilke rettigheter har du?

Driver vi med noen form for overvåkning?

Hvordan er datasikkerheten når du bruker Badenoch + Clark | LHH applikasjoner?

Hvordan håndterer vi endringer i denne erklæringen?

Tydeliggjøring av noen ord og uttrykk

Først vil vi klargjøre hvordan noen ord og begreper brukes i denne erklæringen.

Det er kanskje opplagt, men I denne erklæringen vil du bli referert til som «kandidaten» eller Du». Når vi snakker om “oss” eller “selskapet”  mener vi Badenoch + Clark | LHH. Vi har vårt hovedkontor på Sjølyst plass 2, 0278 Oslo. Selskapet er del av Adecco Group, verdens største tilbyder av HR-tjenester. Gjennom sine forskjellige selskaper og forretningsområder tilbyr Adecco Group HR-tjenester som bemanning, utplassering, lønnskjøring, rekruttering & utvelgelse, testløsninger, karriereveiledning, talentutvikling, opplæring og utdanning, outplacement og internasjonal mobilitet («våre tjenester»).

For å utføre våre tjenester bruker selskapet flere IT systemer. I noen tilfeller tilbyr vi en selvbetjeningsportal (“portal”) til våre kandidater/personell. Portalen gjør det mulig for deg å søke etter og søke på ledige stillinger som selskapet eller søsterselskapene annonserer som passer dine interesser, kompetanse og/eller erfaring i det geografiske området som er aktuelt for deg.

Oppsummert, dette er en erklæring for informasjon om mennesker – som deg og din familie. Slik informasjon omfatter fakta om deg, men også meninger om deg og det du står for (for eksempel «jeg er glad i fotball»).  Erklæringen handler med andre ord ikke om selskapet (selv om det noen ganger kan overlappe).  Denne type informasjon blir noen ganger kalt «Personopplysninger», «Personlig Identifiserbar Informasjon» eller «PII». Vi bruker betegnelsen «Personopplysninger» i denne erklæringen.

Hvilke personopplysninger innhenter og behandler selskapet?

Personopplysninger selskapet normalt samler inn, inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Ditt navn, fødselsdato og bosted, kontaktinformasjon og kvalifikasjoner (utdanning, kurs og arbeidserfaring), dokumenter som bekrefter din identitet og arbeidstillatelse og all annen informasjon du selv har oppgitt i søknad eller på CV;
• Hvis du logger deg på portalen ved å bruke din LinkedIn profil eller annen profil på sosiale medier: dine profil opplysninger;
• dersom du kontakter oss vil vi beholde dokumentasjon relater til den korrespondansen;
• tilbakemeldinger om deg fra våre ansatte og tredjeparter; tilbakemelding du gir om andre;
• din tilbakemelding på oss og tjenestene vi leverer gjennom vår tilfredshetsundersøkelse;
• vi samler også inn informasjon om hvordan du bruker våre systemer, inkludert (men ikke begrenset til) nettleser, tidsstempel, plassering, landtrafikkdata, lokasjonsdata, weblogger og annen kommunikasjonsdata og ressurser du får tilgang til. Denne informasjonen vil gjøre dine besøk på vår nettside/portal enklere i fremtiden. Vi vil, som et eksempel, foreslå jobber til deg som er lokalisert I nærheten av der du var når du kontaktet oss;
• vi samler også inn informasjon for markedsføringsformål og analyse, inkludert informasjon om hvordan du svarer på e-poster, sms, telefon og andre markedsføringskampanjer. Vi vil be deg om ditt eksplisitte samtykke før vi sender deg markedsføringskommunikasjon via disse kanalene;
• bilder og videoer av deg i de tilfellene du gjennomfører video intervju, opplæring eller tilsvarende aktivitet (du vil ha mulighet til å be om ikke å bli tatt video eller bilder av i disse situasjonene);
• detaljer om eventuelle funksjonshemninger og mulige tiltak vi tilrettelegger for på arbeidsplassen i den forbindelse;
• i de tilfellene loven tillater det vil vi også innhente andre spesielle kategorier av opplysninger (såkalte sensitive opplysninger);
• vi vil også informere deg om at Badenoch + Clark vil gjennomføre de vurderingene som er nødvendig ifm utvelgelsesprosessen, hvilket betyr at de innsendte dataene vil bli behandlet, og at dette kan inkludere resultater fra de ulike vurderingene som er gjennomført ifm rekrutteringsprosessen; og
• vi vil også opplyse deg om at vi, som del av rekrutteringsprosessen, vil kunne sjekke opplysningene dine på offentlige profiler på sosiale medier (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.), og annen offentlig tilgjengelig informasjon og registre, med det formål å vurdere og fastslå din arbeidserfaring og profesjonelle ferdigheter, og for å vite om din profil er forenelig med Badenoch + Clark- kulturen og våre verdier.

Hvorfor bruker vi personopplysninger om deg?

Selskapet samler inn og behandler personopplysninger:

1. For å gi deg den servicen du forventer å få, som å finne passende stillinger å søke på, bistå deg ifm opplæring eller legge til rette for prosessen med å søke nye jobbmuligheter. Dette innbefatter også å sende CV-en din til potensielle arbeidsgivere for vurdering og det å holde deg løpende orientert om aktuelle stillinger pr e-post, telefon, post og/eller andre kommunikasjonsmetoder;
2. Har du gitt oss ditt samtykke vil vi også kunne bruke dine kontaktopplysninger for direkte markedsføring, f.eks via e-post, meldinger eller pr telefon;
3. For å videreutvikle, teste og forbedre nettstedet/portalen vår eller andre eksisterende eller nye systemer/prosesser for å kunne bistå deg enda bedre; dette skjer hovedsakelig i forbindelse med nye IT-systemer og prosesser, slik at informasjon om deg vil bli brukt i testingen av de nye IT-systemene og -prosessene der dummy-data ikke fullt ut kan kopiere driften av hvordan det nye IT-systemet vil fungere;
4. For å utføre studier og statistisk og analytisk forskning, for eksempel å sammenligne effektiviteten av vår plassering av medarbeidere mellom ulike forretningssektorer og geografiske områder, og forsøke å identifisere faktorer som kan påvirke eventuelle identifiserte forskjeller;
5. For å overføre data til tredjeparter (se nedenfor);
6. om nødvendig, for å overholde rettslige forpliktelser; og
7. vi vil også behandle opplysningene dine i forbindelse med:
   1. fremme sikkerhet og beskyttelse av mennesker, lokaler, systemer og eiendeler;
   2. kontrollere overholdelse av interne retningslinjer og prosedyrer;
   3. administrere kommunikasjonssystemer og andre systemer som brukes av Adecco Group (herunder interne kontaktdatabaser);
   4. undersøke eller svare på hendelser og klager;
   5. rapportere internt om at opplæringen har funnet sted og hva innholdet har vært (hvor bilder eller videoer av treningsøktene vedlegges), og også markedsføre lignende samlinger internt og til tredjeparter. I slike tilfeller vil vi be om ditt eksplisitte samtykke; og
   6. delta i potensielle eller faktiske kjøp eller salg, eller "joint ventures", av hele eller deler av virksomhet eller et selskap, som et medlem av Adecco Group ønsker å ta del i.
      
      

Hvorfor og på hvilket grunnlag bruker vi personopplysninger?

Vi er forpliktet til å ha et rettslig grunnlag for å kunne behandle opplysningene vi har om deg. Det rettslige grunnlaget kan være:

1. Utføre en avtale eller ta skritt i forkant av avtaleinngåelse.

Når du jobber for eller gjennom Badenoch + Clark | LHH, er vår behandling av personopplysninger for alle de nevnte formålene basert på behandlingsgrunnlag som nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er en part i (formål 1 og 6-7 over). Disse tjenestene kan være å foreslå jobber du kan søke på, eller bistå deg med opplæring og i søkeprosessen.

2. Oppfylle rettslige forpliktelser.
Noen ganger er behandlingen nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser (formål 6 over). Offentlige myndigheter, for eksempel skatte-, finans- eller datatilsynsmyndigheter, kan be om personopplysninger fra oss, og gi oss en rettslig forpliktelse til å oppgi informasjon om deg (f.eks forebygge eller avsløre et lovbrudd). Under disse omstendighetene blir vi ved lov tvunget til å oppgi dine opplysninger til myndighetene.

3. Vår berettigede interesse.

Når behandling er nødvendig av hensyn til Badenoch + Clark | LHH’s berettigede interesser, for å utøve sine og de ansattes grunnleggende rettigheter til å drive virksomhet på en måte som ikke unødig påvirker dine interesser eller grunnleggende rettigheter (formål 1, 3-5 og 7 over). Dette betyr at når behandlingen er nødvendig for vår berettigede interesse, balanserer vi dine interesser og grunnleggende rettigheter og friheter opp mot vår berettigede interesse i behandlingen. På denne måten forsikrer vi oss om at behandlingen bare skjer når våre berettigede interesser oppveier dine interesser.

Behandling av personopplysningene dine utover disse grunnlagene, vil bare skje med ditt samtykke som er et utvidet behandlingsgrunnlag.

Må du gi oss opplysningene vi ber om?

Du er ikke forpliktet til å gi oss din personlige informasjon, men det vil ikke være mulig for oss å samarbeide med deg, eller tilby deg våre tjenester, hvis du ikke gir oss et nødvendig minimum av opplysninger. Det kan også begrense tjenestene du kan motta fra oss dersom du i enkelte tilfeller velger å begrense den personlige informasjonen du gir oss.

Behandler vi informasjon om deg uten noen form for menneskelig innblanding?

Ja, noen ganger gjør vi det. Selskapet bruker automatiserte systemer/prosesser og automatisert beslutningstaking (som profilering) for å gi deg og kundene våre tjenestene dere etterspør. Når kundene våre for eksempel er på jakt etter kandidater for jobber, kan vi søke i kandidatlistene våre ved hjelp av automatiserte kriterier, for å utarbeide en såkalt «short-list» som sorterer på tilgjengelighet, ferdigheter, lønnskrav og i noen tilfeller tidligere tilbakemeldinger vi har mottatt fra kunder. Dette betyr at du noen ganger vil rangeres høyere enn andre, avhengig av hvordan disse faktorene samsvarer med kundenes behov.

Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?

Selskapet beholder personopplysninger om deg i et (1) år etter at du har registrert deg.

Har du deltatt i en rekrutteringsprosess og blitt vurdert til en konkret stilling vil selskapet beholde personopplysningene dine opptil 2 år for å kunne imøtegå ethvert spørsmål i relasjon til prosessen.. 

Selskapet kan (og i noen sammenhenger må vi, avhengig av typen data) beholde personopplysninger om deg i mange år etter at et eventuelt ansettelsesforholdet du har med oss er avsluttet. Normalt beholder vi opplysninger om skatt og arbeidsavtale, finansiell informasjon (inkludert informasjon om lønn og data knyttet til utbetaling etc.) i 10 år, og andre personopplysninger i minst 2 år etter at arbeidsforholdet hos oss er avsluttet.

Overfører vi personopplysninger til tredjeparter?                                  

Som nevnt ovenfor blir personopplysninger om deg normalt gjort tilgjengelige for tredjeparter. Formålene med dette er beskrevet ovenfor og kan skje i følgende situasjoner:

• Til våre leverandører. Vi kan for eksempel engasjere en leverandør som utfører administrativt og operativt arbeid knyttet til våre relasjoner til deg. Leverandøren(e) vil være underlagt kontraktsmessige og andre juridiske forpliktelser for å sikre at opplysninger om deg holdes konfidensielle og for å respektere ditt personvern. Leverandøren (e) vil bare ha tilgang til opplysninger de trenger for å utføre sine oppgaver; de aktuelle leverandørene er typisk IT-leverandører (som drifter eller utfører support på våre IT-systemer, herunder informasjon om deg), selskaper som drifter lokaler (som sørger for sikkerheten i våre lokaler, og som derfor trenger informasjon om deg for å gi deg adgang til våre kontorlokaler) og HR-relaterte leverandører (som arbeider med lønn eller goder på våre vegne), Vi engasjerer også leverandører som tilbyr IT-teknologiske tjenester og løsninger (WebCruiter, Teamtailor, Umoe Consulting og Bond) og testverktøy (Xpectum, Assessio og Cut-e).
• Til selskap i The Adecco Group i andre land lokalisert i eller utenfor EU/EØS; selskap i konsernet fyller ulike funksjoner, derfor kan opplysninger om deg bli delt med dem av ulike grunner:
  • Informasjon deles med selskap i Adecco-konsernet som sørger for IT-funksjoner for Adecco- selskapene over hele verden; disse IT-funksjonene ligger blant annet i Frankrike (Lyon) og Tsjekkia (Praha).
  • Informasjon deles også med Badenoch + Clark | LHH filialer over hele verden og i markeder du har signalisert interesse for, eller selskap i Adecco Group mener du kan ha ferdigheter som kreves eller er nyttige i det markedet. En liste over landene vi opererer i er tilgjengelig i "Velg ditt land" -funksjonen på nettsiden vår https://www.badenochandclark.com/nb-no/.
• Til våre kunder/potensielle arbeidsgivere: Vi deler personopplysningene dine med kundene våre som tilbyr jobber/oppdrag du kan være interessert i, eller som er interessert i profilen din. De er underlagte konfidensialitetsforpliktelser når de behandler opplysninger om deg, i henhold til kontrakt og gjeldende regler;

• Vi deler opplysninger om deg med offentlige myndigheter, politi, tilsynsmyndighetene eller andre offentlige etater dersom vi, etter eget skjønn, mener vi er rettslige forpliktet eller har myndighet til å gjøre det, eller det vil være forsvarlig å gjøre det; og

Overfører vi personopplysninger til land utenfor EU/EØS?

Personopplysninger om deg kan overføres til og behandles i ett eller flere andre land, i eller utenfor EU/EØS. En fullstendig liste over landene vi opererer i, er tilgjengelig i "locations" -funksjonen på nettsiden vår https://www.badenochandclark.com/nb-no/.

Vi overfører bare personopplysninger til land utenfor EU/EØS som EU-kommisjonen mener gir deg et tilstrekkelig beskyttelsesnivå (en liste over disse landene er tilgjengelig her: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), eller hvor Adecco Group har iverksatt passende sikkerhetstiltak (vi bruker normalt EUs standard kontrakter godkjent av EU-kommisjonen, tilgjengelig her: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Hvilke rettigheter har du?                                                   

• Rett til innsyn i og kopi av dine personopplysninger

Du har rett til å be om bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg. Gjør vi det, har du rett til innsyn i personopplysningene dine (eventuelt via portalen); og til visse opplysninger om hvordan de brukes. I noen tilfeller kan du be oss om elektroniske kopier av personopplysningene dine. I noen begrensede tilfeller har du også rett til å be om portabilitet av dine personopplysninger, som betyr at vi på din forespørsel vil gi dem til en tredjepart.

• Rett til å få rettet personopplysninger om deg

Hvis personopplysningene vi har om deg, ikke er korrekte, kan du be om at informasjonen blir oppdatert eller på annen måte korrigert. Dersom det finnes selvbetjeningsportaler oppfordrer vi deg til å bruke disse, og selv oppdatere personopplysningene dine direkte.

• Rett til å få data slettet / rett til å bli glemt

I enkelte tilfeller har du rett til å be om å få dataene dine slettet. Du kan be om dette når som helst, og Badenoch & Clark | LHH vil vurdere om forespørselen din skal iverksettes, denne retten er imidlertid underlagt juridiske rettigheter eller forpliktelser der vi trenger å lagre data. I de tilfellene der vi i medhold av lov vurderer at din forespørsel om å få slettet dine personopplysninger må innvilges, vil vi gjøre dette uten unødige forsinkelser. Vær oppmerksom på at når dataene dine først er slettet – vil du ikke lenger kunne benytte deg av våre tjenester. Hvis du vil registrere deg igjen, må du legge inn dataene dine på nytt.

 

• Rett til å begrense

Under visse omstendigheter har du rett til å begrense behandlingen av dine personopplysninger. I noen tilfeller kan imidlertid en slik begrensning være avgjørende for hvilke tjenester du kan motta fra oss.

• Rett til å protestere

Når selskapets behandling av personopplysningene dine er basert på selskapets legitime interesser (og ikke noe annet behandlingsgrunnlag), har du rett til å protestere mot at selskapet behandler opplysningen om deg med henvisning til din særskilte interesser.

Hvis du ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter, vennligst logg inn i selvbetjeningsportalen, eller send oss en e-post på privacy@adeccco.no eller adecco.globalprivacy@adecco.com. Når du sender oss e-post for å gjøre bruk av dine rettigheter, kan selskapet be deg om å dokumentere din identitet før vi behandler forespørselen din.

Du har rett til å klage til ansvarlige datatilsynsmyndigheter der du bor eller jobber, eller der du mener det har oppstått et problem med dine personopplysninger.

Hvordan er datasikkerheten når jeg bruker Badenoch & Clark | LHH systemer?

Du er selv ansvarlig for å oppbevare egne innloggingsdetaljer til portalen trygt, særlig passordet som vi har gitt deg eller som du har valgt selv. Disse påloggingsdetaljene er til eget bruk. Du skal ikke dele påloggingsdetaljene dine eller annen kontoinformasjon med noen andre.

Hvordan kan du kontakte oss?

Hvis du har spørsmål til eller har noe du ønsker å ta opp om personvernerklæringen, eller du ønsker mer informasjon om hvordan vi beskytter personopplysningene dine (for eksempel når vi overfører personopplysninger til land utenfor Europa) og/eller du ønsker å kontakte selskapets DPO (som er ansvarlig for personvern), vennligst send oss en e-post på adecco.globalprivacy@adecco.com eller til vår lokalt ansvarlige for personvern på privacy@adecco.no.

Hvordan håndterer vi endringer i personvernerklæringen?

Innholdet i personvernerklæringen kan endre seg fra tid til annen. Vi vil informere om eventuelle vesentlige endringer i denne erklæringen på passende måte, enten på denne nettsiden eller ved å kontakte deg via andre kommunikasjonskanaler.

Sist oppdatert; Februar 2021